Naruszenie obowiązków pracowniczych może wiązać się z konsekwencjami i karami, także finansowymi, nakładanymi przez pracodawcę.
Zagadnienie odpowiedzialności porządkowej pracowników szczegółowo regulują przepisy Kodeksu pracy. W stosunku do pracownika nieprzestrzegającego swoich obowiązków pracodawca może wyciągnąć konsekwencje wiążące się z uruchomieniem odpowiedzialności porządkowej. Odpowiedzialność ta ma charakter represyjno-prewencyjny i polega na wymierzaniu pracownikom kar porządkowych.
Źródło: Miesięcznik Państwowej Inspekcji Pracy Nr 1 2021
Paweł Nowak, młodszy inspektor pracy, OIP Katowice
Najprościej rzecz ujmując, odpowiedzialność porządkowa pracownika powstaje wówczas, gdy dojdzie do naruszenia obowiązków pracowniczych, wskazanych m.in. w przepisach Kodeksu pracy, regulaminach pracy, układach zbiorowych pracy lub umowie o pracę. Katalog obowiązków Kodeks pracy wyczerpująco wskazuje katalog zachowań pracowników, które mogą skutkować tym, że zostaną zastosowane kary porządkowe przez pracodawcę. Stosownie do zapisów zawartych w treści art. 100 § 1 k.p. „pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę”. Z kolei według § 2 art. 100 k.p. „pracownik jest obowiązany w szczególności:
– przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
– przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
– przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
– dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
– przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
– przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego”.
Przepisy te w żadnym przypadku nie mogą być stosowane przez pracodawcę dowolnie i rozszerzająco. Jeśli pracownik dopuści się innego zachowania, nawet obiektywnie niewłaściwego, np. naruszenia nietykalności cielesnej innego pracownika czy kradzieży materiałów lub produktów należących do pracodawcy, wówczas kara porządkowa nie może zostać zastosowana, gdyż zachowanie pracownika nie należy do opisanego katalogu. Pracodawca nie może sięgnąć po kary porządkowe także wtedy, gdy pracownik pracuje niestarannie, niesumiennie i nie osiąga założonych przez pracodawcę celów.
Zachowanie pracownika prowadzące do naruszenia takich obowiązków jest pierwszym warunkiem pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej. Drugim warunkiem jest wina pracownika, bez względu na to, czy jest umyślna, czy nieumyślna. Aby mówić o odpowiedzialności porządkowej, pracownik musi zatem naruszyć obowiązki pracownicze w sposób zawiniony. Należy przy tym pamiętać, że naruszenie może polegać zarówno na niewykonaniu pewnych czynności, jak i na wykonaniu ich w sposób nienależyty.
Sąd Najwyższy w wydanym wyroku z dnia 27 lipca 1990 r. (sygn. akt I PRN 26/90) stwierdził m.in., że „wina pracownika będzie z reguły występowała w formie umyślnej, choć nie można wykluczyć nieumyślnej. Bezprawność natomiast należy oceniać przez prawnie skuteczne polecenia przełożonych, a nie wyłącznie na podstawie przepisów. Jednak tylko niewykonanie przez pracownika polecenia służbowego dotyczącego pracy kwalifikuje się jako naruszenie ustalonego porządku, o którym mówi art. 108 k.p. I to może stanowić podstawę do wymierzenia pracownikowi kary regulaminowej”.
Upomnienie, nagana lub kara pieniężna
W Kodeksie pracy ustalone zostały dwa rodzaje kar, które mogą zostać zastosowane wobec pracownika w razie nieprzestrzegania porządku pracy. Są to kary o charakterze niemajątkowym (kara upomnienia, kara nagany) i majątkowym (kara pieniężna). Według zapisów zawartych w treści art. 108 § 1 k.p. za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować:
– karę upomnienia,
– karę nagany.
Ponadto pracodawca ma możliwość ukarania pracownika karą pieniężną za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych oraz za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy (art. 108 § 2 k.p.).
W dalszych zapisach art. 108 k.p. ustawodawca stwierdza, że kara pieniężna za jedno przewinienie nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przekroczyć 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu wszelkich potrąceń przewidzianych przepisami prawa pracy. Wpływy z kar pieniężnych powinny zostać przeznaczone na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca, który zdecyduje się na zastosowanie w odniesieniu do pracownika jednego ze środków dyscyplinujących, powinien bardzo dokładnie przeanalizować wszystkie argumenty i okoliczności przemawiające za i przeciw wymierzeniu kary. Przy wyborze rodzaju kary należy wziąć pod uwagę przede wszystkim rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, a także stopień winy pracownika i jego stosunek do pracy. Niebagatelne znaczenie powinny tu mieć również wyniki dotychczasowej pracy.
Warto podkreślić, że pracodawca nie może stosować innych, ustalonych przez siebie środków dyscyplinujących, np. pism ostrzegawczych. Takie zachowanie prowadziłoby bowiem do bezprawnego obejścia przepisów o karach porządkowych (orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 23 listopada 2010 r., sygn. akt I PK 105/10).
Najczęstsze naruszenia
Mając na względzie przepisy Kodeksu pracy oraz praktykę, można wymienić następujące sytuacje, które skutkują ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej:
– nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy – najczęściej będzie to fakt notorycznego spóźniania się do pracy, brak stosowania się do przyjętych zasad potwierdzania obecności czy też brak usprawiedliwiania nieobecności na stanowisku pracy;
– naruszenie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych – dla przykładu można wymienić: brak porządku na stanowisku pracy poprzez pozostawienie zbędnych materiałów czy rozlanych cieczy; stwarzanie niebezpiecznych sytuacji poprzez niestosowanie się do przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instrukcji bezpiecznej pracy przy obsłudze maszyn i urządzeń oraz obowiązujących instrukcji wewnątrzzakładowych, np. niestosowanie środków ochrony indywidualnej przez pracowników pomimo wyposażenia ich przez pracodawcę, demontaż osłon stref niebezpiecznych pracujących maszyn, zastawianie lub składowanie materiałów na drogach ewakuacyjnych;
– opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia;
– stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w pracy.
Pracodawca musi pamiętać, że jeśli zdarzenie uzasadniające kary porządkowe spowodowane zostało zachowaniem grupy pracowników, wszystkie osoby, które naruszyły obowiązki służbowe, powinny zostać potraktowane jednakowo. W przeciwnym wypadku pracodawca naraża się na zarzut dyskryminacji, a nałożona przez niego kara porządkowa najprawdopodobniej zostanie uchylona przez sąd pracy, o ile zarzut ten znajdzie potwierdzenie w dowodach przedstawionych przez pracownika. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10 grudnia 2012 r. (sygn. akt I PK 147/2012) „jeżeli pracodawca zastosował karę porządkową w sposób dyskryminujący, tzn. wobec jednego, a nie większej liczby pracowników, to jest ona niezgodna z prawem”.
Prawo do obrony
Kary porządkowe można zastosować tylko w okresie 2 tygodni od daty poinformowania pracodawcy o zdarzeniu, np. przekazania informacji przez bezpośredniego przełożonego pracownika, przy czym od samego zdarzenia nie może minąć więcej niż 3 miesiące (art. 109 § 1 k.p.). Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o decyzji i zastosowanej karze porządkowej pisemnie, zaś pracownik ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu bezpośrednio do pracodawcy, o czym w treści art. 110 k.p. Pismo dotyczące kary winno zawierać możliwie wyczerpujący opis przewinienia: rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika naruszenia, bowiem po negatywnym rozpatrzeniu jego sprzeciwu – pracownikowi przysługuje odwołanie do sądu pracy. Z tego też względu jakakolwiek decyzja pracodawcy winna być stosownie uzasadniona, a jej podstawy odpowiednio udokumentowane. Pracodawca stosujący karę porządkową musi mieć świadomość, że decyzja ta może znaleźć swój finał w sądzie.
Kara powinna mieć charakter wychowawczy i mobilizujący pracownika do wzmożonej pracy nad sobą oraz nad lepszymi wynikami pracy. W żadnym razie nie może ona demotywować pracownika. W związku z tym może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika i omówieniu z nim okoliczności zdarzenia oraz motywów postępowania pracownika, jak również ewentualnych czynników wpływających na pejoratywne wyniki pracy. Oznacza to w praktyce, że kara porządkowa nie może zostać zastosowana arbitralnie, pracodawca ma bowiem obowiązek zapytania pracownika o jego ocenę zdarzenia, a pracownik ma prawo do przedstawienia okoliczności przemawiających na jego korzyść.
Wprawdzie przepisy Kodeksu pracy posługują się terminem „wysłuchanie”, co oznacza, że pracodawca winien odbyć z pracownikiem rozmowę, ale nie zawsze musi być to metoda obligatoryjna. Jeśli bowiem pracownik chce skorzystać z innej formy, np. przedstawić swoje stanowisko w formie pisemnej, pracodawca winien mu to umożliwić, na co zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 czerwca 1999 r. (sygn. akt I PKN 114/99). Wskazówką dla pracodawcy w takiej sytuacji powinno być jednak sporządzenie oświadczenia o wyborze przez pracownika pisemnej formy ustosunkowania się do stawianych zarzutów.
Gdy pracownik odmawia przyjęcia pisma, mimo że powziął wiadomość, co znajduje się w jego treści, termin do wniesienia sprzeciwu jest liczony od daty zawiadomienia pracownika o decyzji dotyczącej kary porządkowej (nie zaś od dnia wysłuchania pracownika), istotny jest bowiem moment formalnego sporządzenia decyzji pracodawcy. Zaś pracodawca, dla celów dowodowych, winien sporządzić notatkę służbową podpisaną przez niego oraz osoby obecne podczas próby wręczenia pracownikowi przedmiotowego pisma.
Pracownikowi, zdaniem którego zastosowanie wobec niego kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje możliwość wniesienia sprzeciwu w ciągu 7 dni. Decyzję o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika organizacji związkowej. W celu uniknięcia ewentualnych nadużyć, w sytuacji, w której sprzeciw pracownika nie został uwzględniony przez pracodawcę, ustawodawca umożliwił pracownikowi odwołanie się w tej sprawie do sądu pracy w terminie 14 dni od odrzucenia sprzeciwu. Jeżeli sąd uzna, że do zastosowania kary doszło z naruszeniem przepisów, orzeka on o uchyleniu kary i wykreśleniu jej z akt osobowych pracownika.
Ślad w aktach osobowych
Informację o karze, w formie odpisu zawiadomienia o ukaraniu, składa się do akt osobowych pracownika. Nie ma ona jednak charakteru trwałego. Może ulec zatarciu po roku nienagannej pracy lub w terminie wcześniejszym, na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej lub w wyniku decyzji samego pracodawcy. Od dnia 1 stycznia 2019 r. informacje o ukaraniu pracownika karą porządkową umieszcza się w części D akt osobowych. Zamieszcza się w niej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, o czym w treści § 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Trafia tam również dodatkowa dokumentacja, taka jak notatki z danego zdarzenia czy zeznania świadków.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części.
W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Wydaje się zatem, iż w większości przypadków nie będzie jednak następowało usunięcie kary D1 z pozostawieniem kary D2 (z uwzględnieniem zmiany numeracji). Nie należy zapominać, że „nienaganność pracy” przez rok, po upływie którego karę uważa się za niebyłą, rozumiana jest jako sytuacja, w której w ciągu roku po ukaraniu nie została pracownikowi wymierzona kolejna kara porządkowa. Można uznać, że w większości przypadków w części D akt osobowych znajdować się będą informacje o wszystkich karach do momentu ich zatarcia. Po upływie roku nienagannej pracy część D zostanie „wyczyszczona”. Natomiast jeżeli pracownik uzyska orzeczenie o uchyleniu kary D1, jej usunięcie będzie powodować obowiązek zmiany numeracji pozostałych kar.
